1. Date de la réunion: le 1er Juin 2018
2. Lieu: Croix Rouge du Burundi, Quartier 7 Ngagara
3. Ordre du jour:
– revisiter le projet de statuts de l’Université de Mwaro avant sa présentation à l’assemblée générale de l’AFREM ;
– amorcer la rédaction d’un document de remise et reprise entre l’ancien Comité Exécutif de l’Université de Mwaro et le nouveau Comité Exécutif de l’AFREM.
– identifier, répartir et programmer les tâches des différents organes de l’AFREM, de l’UM et de la Clinique.

Développement des points à l’ordre du jour.

1. Pour des raisons de commodités, le Représentant Légal de l’AFREM a proposé aux membres des organes présents de commencer par le dernier point. L’assistance a accepté la proposition.

2. Ainsi, il a présenté une esquisse et une programmation des activités des différents organes et institutions de l’AFREM, domaines par domaines, en insistant surtout sur qui fera quoi et quand.
3. Pour ce qui a trait à l’académique, les points qui ont fait objet de recommendation sont les suivants:
– Diligenter l’affiliation de l’Université de Mwaro au Conseil Interuniversitaire de l’East African Community afin de pouvoir bénéficier des avantages liés à cette adhésion notamment la disponibilité des professeurs des filières en souffrance;
– Poursuivre le dossier d’ouverture des filières de Santé Animale et Foresterie-Environnement. Pour cela, le Recteur a été prié de préparer un document de plaidoyer à soumettre aux élus de Mwaro pour qu’ils poursuivent la question jusqu’à son dénouement.
4. Pour ce qui est de l’administration, des échanges approfondis ont été menés en rapport avec les missions du Conseil de Surveillance. Après avoir interrogé les textes, les membres présents ont fini par réaliser que la nomination des commissaires aux comptes, la commande d’audit des comptes ainsi que l’évaluation, l’amendement et l’adoption du manuel des procédures pour le fonctionnement sont de la competence du Conseil d’Administration et non du Conseil de Surveillance. Aur regard de l’importance de l’outil de gestion qu’est le manuel des procedures, il a été proposé qu’une fois adopté, une formation au profit de tout le personnel soit organisée. Il a été enfin recommandé de terminer l’audit de 2013-2014 au cours de ce mois de Juin.
5. Concernant les terrains, les participants ont été informés que le seul problème qui bloque l’évolution des projets de l’AFREM reste le terrain litigieux de Ruramba. De commun accord avec les membres des différents organes, il a été convenu de faire ce qui suit:
– Impliquer l’administration locale actuelle dans la résolution dudit litige;
– Approcher la CNTB Mwaro pour parachever les procédures de liquidation du litige. Comme le dossier est émaillé de faux et usage de faux, l’administration communale doit décourager le faussaire en proposant à l’autorité compétente de lui retirer la parcelle frauduleusement acquise;
– Chercher le titre de propriété de la partie non litigieuse et poursuivre le procès.
6. Par rapport aux constructions, il a été décidé de: (i) inventorier les avoirs (patrimoine) de l’Université de Mwaro et de la Clinique Universitaire;( ii) estimer les coûts avec des données actualisées; (iii) un délai indicatif de 2 semaines est donné pour avoir terminé ce travail.
7. Concernant le point relatif aux partenariats, il a été convenu de:
– Garder les contacts avec Albstaldt pour ce qui est de la Clinique Universitaire;
– Parmi les responsables du partenanriat avec les hôpitaux publics et privés en vue des stages et de la recherche, ajouter la Direction de la Recherche.
8. En ce qui est de la recherche: il a été constaté que les enseignants ne donnent pas assez de travaux qui obligent les étudiants à visiter la bibliothèque alors le travail personnel de l’étudiant est pris en compte, dans le nouveau système BMD. Il a été alors recommandé au Directeur de le Recherche de sensibiliser les enseignants aux travaux de recherche de leurs étudiants comme une exigence académique.
9. En rapport avec le fonctionnement de la CUPLK: il a été recommandé au Médecin Directeur de la Clinique de se ressourcer auprès du Centre Hospitalo-Universitaire de Kamenge et de la Clinique de Hope African University en vue d’élaborer les statuts propres à la Clinique.
10. Après avoir terminé le traitement du premier point, les participants ont abordé les échanges relatifs au document de remise et reprise. Le Représentant Légal l’a présenté aux membres des organes pour information. Il les a exhortés à l’améliorer si besoin en est. Le document a été approuvé sans aucune modification.
11. Le dernier point à l’ordre du jour était en rapport avec les statuts de l’Université de Mwaro. Les membres des différents organes ont proposé de modifier les articles ci-après et comme suit:
– Article 6 relatif à la taille du Conseil d’Administration,
à l’alinéa premier, ajouter après onze membres: “ choisis sur base des critères de compétences et de représentativité;
Alinéa 2: ajouter après huit membres, “ dont le Représentant Légal de l’AFREM”;
– Article 25 relatif aux missions de la Direction des Services Académiques,
Le 10ème tiret: à mettre dans l’article 27
– Article 80: remplacer 2/3 par 4/5 compte tenu de la gravité de la décision à prendre à savoir la dissolution de l’Université.

La réunion qui avait commencé à 11h s’est clôturée à 14h40’ dans une ambiance de satisfaction et de compréhension mutuelle.
Fait à Bujumbura, le 11 Juin 2018

Le procès-verbaliste

Sébastien NDAYIRAGIJE

Membre du Conseil d’Administration